Από το μενού «Συνημμένα» μπορείτε να δημιουργείτε φακέλους για την αποθήκευση εγγράφων που υποβάλλονται από τους προμηθευτές.  Η λειτουργία αυτή συγκεντρώνει όλα τα απαραίτητα αρχεία —όπως πιστοποιητικά, συμβάσεις και έγγραφα συμμόρφωσης (π.χ. ISO, GDPR)— σε διακριτούς φακέλους, διευκολύνοντας τον έλεγχο πληρότητας και εγκυρότητας. Επιπλέον, προσφέρει ιστορικότητα και ιχνηλασιμότητα, καταγράφοντας το χρόνο αποθήκευσης και δημιουργώντας ένα ολοκληρωμένο αρχείο ενεργειών για κάθε προμηθευτή.

Οι φάκελοι αυτοί μπορεί να είναι:

• Φάκελοι με έγγραφα προς ενημέρωση προμηθευτών
  (π.χ. οδηγοί χρήσης, υποδείγματα αιτήσεων, τεχνικά έντυπα και άλλα)
• Φάκελοι με έγγραφα για εσωτερική χρήση
  (δεν είναι ορατά στους προμηθευτές – προορίζονται για την ομάδα ή την οντότητα του δημιουργού)
• Φάκελοι με έγγραφα που προέρχονται από απαντήσεις προμηθευτών σε ερωτηματολόγια (η εφαρμογή δρομολογεί αυτόματα τις απαντήσεις στον αντίστοιχο φάκελο) Επιπλέον, ο διοργανωτής έχει τη δυνατότητα να ανεβάζει αρχεία στους φακέλους των προμηθευτών για λογαριασμό τους.

Επιπλέον, ο δημιουργός έχει τη δυνατότητα να επιτρέψει στους προμηθευτές:

• Να πλοηγούνται στους φακέλους που έχουν δημιουργηθεί γι’ αυτούς.
• Να ανεβάζουν έγγραφα απευθείας στην εφαρμογή, στους φακέλους που τους έχουν ανατεθεί.

Με τον τρόπο αυτό οι προμηθευτές μπορούν να παρακολουθούν εύκολα ποια έγγραφα έχουν ήδη κατατεθεί και ποια εκκρεμούν, να ανεβάζουν άμεσα νέα έγγραφα χωρίς χρονοβόρες διαδικασίες ή ανταλλαγή email, και να εξασφαλίζουν ότι τα αρχεία τους αποθηκεύονται οργανωμένα στο σωστό σημείο. Παράλληλα, μειώνεται ο διοικητικός φόρτος για τον οργανισμό και επιτυγχάνεται ταχύτερη και ακριβέστερη διαχείριση των πληροφοριών.

Βήματα Δημιουργίας Φακέλου στην Ενότητα Συνημμένα → Εξερεύνηση Αρχείων

Για να δημιουργήσετε ένα νέο φάκελο, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Μεταβείτε στην ενότητα Συνημμένα → Εξερεύνηση Αρχείων.
2. Επιλέξτε Προσθήκη Νέας Κατηγορίας, που θα είναι η τελευταία επιλογή στο κάτω μέρος της σελίδας.
3. Συμπληρώστε τα απαιτούμενα πεδία και καθορίστε τις παρακάτω παραμέτρους:
   • Γλώσσα Μετάφρασης: Επιλέξτε τη γλώσσα στην οποία θα εμφανίζεται ο φάκελος στους προμηθευτές.
   • Χρειάζεται ημερομηνία λήξης: Ενεργοποιήστε την επιλογή, αν απαιτείτε από τον προμηθευτή, να δηλώσει ημερομηνία λήξης για τα έγγραφα που θα ανεβάσει.
   • Μόνο για εσωτερική χρήση: Ενεργοποιήστε την επιλογή, αν επιθυμείτε ο φάκελος να εμφανίζεται μόνο στους χρήστες της οντότητας του δημιουργού – αγοραστή, διαφορετικά θα εμφανίζεται και στους προμηθευτές.
   • Οι προμηθευτές μπορούν να κάνουν λήψη αρχείου: Ενεργοποιήστε την επιλογή αν θέλετε οι προμηθευτές να έχουν τη δυνατότητα να κατεβάζουν τα έγγραφα του φακέλου. Αν δεν την ενεργοποιήσετε, θα μπορούν μόνο να βλέπουν τις ονομασίες των αρχείων.

⚠️ Σημαντική Σημείωση σχετικά με τη δημιουργία φακέλου για χρήση σε ερωτηματολόγιο: Σε περίπτωση που ο φάκελος που δημιουργήθηκε, θα περιλαμβάνει έγγραφα που ενσωματώνονται από ερωτηματολόγιο που συμπληρώνουν οι προμηθευτές, οι επιλογές:

• • Μόνο για εσωτερική χρήση και
  • Οι προμηθευτές μπορούν να κάνουν λήψη

πρέπει να είναι πάντοτε ενεργοποιημένες.

 Δείτε την παρακάτω εικόνα με τις ενεργοποιημένες επιλογές για χρήση φακέλου σε ερωτηματολόγιο.

4. Στο πεδίο Περιγραφή, εισάγετε την ονομασία του φακέλου.

5. Προαιρετικά, μπορείτε να προσθέσετε Σημειώσεις, που σχετίζονται με τον φάκελο. Οι σημειώσεις αυτές προορίζονται αποκλειστικά για εσωτερική χρήση και δεν είναι ορατές στους προμηθευτές.

6. Επιλέξτε Αποθήκευση για να δημιουργηθεί ο φάκελος.

Επιλέγοντας το κουμπί Ακύρωση, επιστρέφετε στην προηγούμενη οθόνη χωρίς να αποθηκευτούν οι αλλαγές.

👉Για τη διαχείριση φακέλων, τη μεταφόρτωση εγγράφων, καθώς και για την επεξεργασία ή διαγραφή τους, επιλέξτε το άρθρο 'Διαχείριση φακέλων, μεταφόρτωση εγγράφων, επεξεργασία και διαγραφή τους'