Αφού έχετε δημιουργήσει έναν φάκελο στην ενότητα Συνημμένα → Εξερεύνηση Αρχείων, μπορείτε να προχωρήσετε σε περαιτέρω διαχείριση του φακέλου και των εγγράφων του, εντοπίζοντας τον φάκελο που επιθυμείτε και πατώντας στις τρεις κάθετες τελείες στα δεξιά του. Από το αναδυόμενο μενού, θα δείτε τις εξής επιλογές:

• Μεταφόρτωση Αρχείου
• Επεξεργασία Κατηγορίας
• Διαγραφή

Ακολουθεί ανάλυση κάθε επιλογής.

1. Μεταφόρτωση Αρχείου

Η λειτουργία Μεταφόρτωση Αρχείου χρησιμοποιείται για την προσθήκη εγγράφων σε έναν φάκελο του συστήματος, προσφέροντας έναν εύκολο τρόπο αποθήκευσης και οργάνωσης. Τα αρχεία που ανεβάζετε δεν παραμένουν μόνο διαθέσιμα σε εσάς, αλλά μπορούν να αξιοποιηθούν και από τους προμηθευτές, διασφαλίζοντας κοινή βάση δεδομένων και άμεση πρόσβαση σε πληροφορίες. Σημειώστε ότι το μέγιστο επιτρεπόμενο μέγεθος για κάθε μεμονωμένο αρχείο είναι έως 20MB, ενώ το συνολικό μέγεθος όλων των αρχείων ανά φάκελο δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 100MB.

Για να ανεβάσετε ένα αρχείο, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε Μεταφόρτωση Αρχείου.
2. Στο πεδίο Επιλογή Προμηθευτή, επιλέξτε τον προμηθευτή με τον οποίο θέλετε να συνδεθεί το έγγραφο.

⚠️ Σημαντική Σημείωση: Αν ο φάκελος περιλαμβάνει έγγραφα που ενσωματώνονται σε ερωτηματολόγιο, κατά τη μεταφόρτωση των εγγράφων πρέπει στο πεδίο "Επιλογή Προμηθευτή" να επιλέξετε μόνο την οντότητά σας δηλαδή την εταιρεία του Αγοραστή. Με αυτόν τον τρόπο, τα έγγραφα θα είναι ορατά σε όλους τους προμηθευτές κατά τη συμπλήρωση του ερωτηματολογίου.

Επιλέξτε Ημερομηνία Λήξης, εφόσον απαιτείται.

3. Πατήστε το κουμπί Ανέβασμα αρχείων και επιλέξτε το αρχείο από τον υπολογιστή σας. Σε περίπτωση που επιθυμείτε να διαγράψετε ένα αρχείο που επισυνάψατε, πατήστε στο εικονίδιο του κάδου απορριμμάτων δίπλα στο αντίστοιχο έγγραφο.
4. Ολοκληρώστε τη διαδικασία πατώντας Αποθήκευση.
5. Αν θέλετε να ανεβάσετε περισσότερα έγγραφα, επαναλάβετε τα βήματα.

2. Επεξεργασία Κατηγορίας

Επιλέγοντας Επεξεργασία Κατηγορίας, μπορείτε να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις του φακέλου:

• Γλώσσα Μετάφρασης που αφορά τη γλώσσα εμφάνισης.
• Χρειάζεται ημερομηνία λήξης: Ενεργοποιήστε την επιλογή, αν απαιτείτε από τον προμηθευτή, να δηλώσει ημερομηνία λήξης για τα έγγραφα που θα ανεβάσει.
• Μόνο για εσωτερική χρήση: Ενεργοποιήστε την επιλογή, αν επιθυμείτε ο φάκελος να εμφανίζεται μόνο στους χρήστες της οντότητας του δημιουργού – αγοραστή, διαφορετικά θα εμφανίζεται και στους προμηθευτές.⚠️
• Οι προμηθευτές μπορούν να κάνουν λήψη: Ενεργοποιήστε την επιλογή αν επιθυμείτε οι προμηθευτές, να μπορούν να κατεβάζουν τα έγγραφα του φακέλου ή απλώς να τα βλέπουν ως ονομασίες αρχείων. ⚠️

⚠️ Σημαντική Σημείωση: Εάν ο φάκελος περιλαμβάνει έγγραφα που ενσωματώνονται σε ερωτηματολόγιο, οι παρακάτω επιλογές πρέπει να είναι υποχρεωτικά ενεργοποιημένες:

• ✅ Μόνο για εσωτερική χρήση
• ✅ Οι προμηθευτές μπορούν να κάνουν λήψη του αρχείου

Η απενεργοποίηση οποιασδήποτε από τις παραπάνω επιλογές θα έχει ως αποτέλεσμα τη δυσλειτουργία της προβολής των εγγράφων κατά τη συμπλήρωση του ερωτηματολογίου από τους προμηθευτές.

Αφού κάνετε τις επιθυμητές αλλαγές, πατήστε Αποθήκευση για να τις εφαρμόσετε.

3. Διαγραφή

Για να διαγράψετε ένα φάκελο:

1. Επιλέξτε Διαγραφή.
2. Στο αναδυόμενο παράθυρο επιβεβαίωσης, πατήστε Συνέχεια για να ολοκληρωθεί η διαγραφή ή Ακύρωση αν δεν επιθυμείτε να προχωρήσετε σε διαγραφή.