Ο Διαχειριστής της Οντότητας του Αγοραστή έχει τη δυνατότητα να δημιουργεί Ομάδες Κατηγοριών, προσαρμοσμένες στις ανάγκες της διαδικασίας προμηθειών. Οι ομάδες αυτές λειτουργούν ως θεματικές ενότητες που οργανώνουν τα σχετικά αντικείμενα και διευκολύνουν την κατηγοριοποίηση των απαιτήσεων. Επιπλέον, μπορούν να συνδεθούν με συγκεκριμένα ερωτηματολόγια, ώστε να συλλέγονται στοχευμένες πληροφορίες από τους προμηθευτές, ενισχύοντας τη διαφάνεια, τη συγκρισιμότητα και την αποτελεσματικότητα της αξιολόγησης.

Διαδικασία Δημιουργίας Ομάδας Κατηγορίας

1. Μεταβείτε στη διαδρομή: Ρυθμίσεις Διαχειριστή → Ομάδες Κατηγορίας.
2. Πατήστε το κουμπί «+ Προσθήκη» που βρίσκεται στο κάτω αριστερό μέρος της οθόνης.
3. Συμπληρώστε το πεδίο Τίτλος, στο οποίο μπορείτε να καταχωρήσετε έναν περιγραφικό τίτλο για την ομάδα.
4. Συμπληρώστε το πεδίο Σύντομη Περιγραφή, στο οποίο μπορείτε να καταχωρήσετε μία σύντομη περιγραφή για την ομάδα.
5. Συμπληρώστε το πεδίο Οδηγίες, όπου περιγράφετε τα δικαιολογητικά και τις απαιτήσεις που πρέπει να πληροί ο προμηθευτής για να ενταχθεί στην ομάδα. Στο πεδίο καταχωρούνται οι απαραίτητες πληροφορίες που αφορούν τα δικαιολογητικά και τις απαιτήσεις που πρέπει να πληροί ο προμηθευτής, προκειμένου να ενταχθεί στην αντίστοιχη Ομάδα Κατηγορίας. Οι οδηγίες αυτές εμφανίζονται στην οθόνη του προμηθευτή, στην επιλογή «Σύστημα Προεπιλογής», και λειτουργούν ως κατευθυντήριες γραμμές ώστε να επιλέξει σωστά τα στοιχεία από την καρτέλα «Λεπτομέρειες Ένταξης» και να αποκτήσει πρόσβαση στα έγγραφα του Συστήματος. Παράλληλα, μπορούν να περιλαμβάνουν επιπλέον καθοδήγηση, όπως την ανάγκη συμπλήρωσης ερωτηματολογίων ή την υποβολή πρόσθετων δικαιολογητικών, ανάλογα με τη διαδικασία που εφαρμόζεται για την εγγραφή των προμηθευτών, την ένταξή τους σε συγκεκριμένες ομάδες/κατηγορίες ή άλλες απαιτήσεις που σχετίζονται με το εκάστοτε στάδιο.
6. Από τη λίστα Υποχρεώσεις Ερωτηματολογίων, επιλέξτε ποια ερωτηματολόγια πρέπει να συμπληρώνουν οι προμηθευτές για την ένταξη στη συγκεκριμένη ομάδα. Κάντε κλικ στα αντίστοιχα checkbox.
7. Στο πεδίο Εξαιρούνται, έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε τύπους εταιρειών που εξαιρούνται από την υποχρέωση συμπλήρωσης των ερωτηματολογίων, βάσει των επιλογών που έκαναν κατά την εγγραφή τους. 👉Περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τον τύπο εταιρειών, μπορείτε να δείτε στο άρθρο Δημιουργία Τύπων Εταιρειών και Σύνδεση με Ερωτηματολόγια.
8. Στο πεδίο Ανανέωση μπορείτε να ορίσετε το χρονικό διάστημα σε μήνες, μετά την παρέλευση του οποίου ο προμηθευτής θα πρέπει να ανανεώσει την εγγραφή του στην Ομάδα Κατηγορίας στην οποία έχει ενταχθεί. Το πεδίο είναι προαιρετικό.
9. Στο πεδίο Ειδοποίηση, ορίστε τον αριθμό ημερών πριν από τη λήξη της εγγραφής, ώστε να σταλεί ειδοποίηση στον προμηθευτή. Το πεδίο είναι προαιρετικό.
10. Πατήστε «Ανέβασμα αρχείων» για να προσθέσετε διευκρινιστικά αρχεία σχετικά με την ομάδα (πχ. Νομικά κείμενα ή πολιτικές, Ενημερωτικά δελτία κα) τα οποία θα εμφανίζονται κατά την ένταξη του προμηθευτή στην ομάδα για την ενημέρωσή του. Για να ανεβάσετε αρχεία:  
    • Επιλέξτε το αρχείο από τον υπολογιστή σας.
    • Επαναλάβετε τη διαδικασία για όσα αρχεία θέλετε να προσθέσετε.
    • Για να διαγράψετε ένα αρχείο, πατήστε το «Χ» δίπλα στο όνομά του.

🔹 Όρια Μεγέθους Αρχείων: Κάθε αρχείο μπορεί να έχει μέγεθος έως 20 MB, ενώ το συνολικό μέγεθος όλων των αρχείων στην ομάδα δεν πρέπει να ξεπερνά τα 100 MB.

11. Πατήστε το βέλος στην ενότητα Μεταφράσεις και εισάγετε στα αντίστοιχα πεδία (Τίτλος, Σύντομη Περιγραφή, Οδηγίες), την αγγλική μετάφραση των πεδίων.
12. Πατήστε «Αποθήκευση» για να ολοκληρώσετε τη δημιουργία της Ομάδας Κατηγοριών.

👉 Εάν επιθυμείτε να τροποποιήσετε ή να αφαιρέσετε μια υπάρχουσα Ομάδα Κατηγοριών, δείτε περισσότερες λεπτομέρειες στο άρθρο ‘Επεξεργασία ή Διαγραφή Ομάδας Κατηγοριών’.