Η ενότητα «Ληξιπρόθεσμα Έγγραφα» σας επιτρέπει να έχετε πλήρη εικόνα για όλα τα έγγραφα των προμηθευτών που πλησιάζουν ή έχουν περάσει την ημερομηνία λήξης τους. Μέσα από αυτή τη λειτουργία μπορείτε:

• Να παρακολουθείτε κεντρικά όλα τα ληξιπρόθεσμα έγγραφα, χωρίς να χρειάζεται να ελέγχετε ξεχωριστά κάθε φάκελο.
• Να εντοπίζετε γρήγορα ποιοι προμηθευτές έχουν έγγραφα που λήγουν σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.
• Να στέλνετε άμεσα ειδοποιήσεις στους προμηθευτές για να τους ενημερώσετε σχετικά με την επικείμενη λήξη των εγγράφων τους.

Αυτό βοηθά στην καλύτερη διαχείριση της συμμόρφωσης και μειώνει τον κίνδυνο καθυστερήσεων ή ελλείψεων σε κρίσιμα έγγραφα.

⚠️ Προϋπόθεση για τη σωστή λειτουργία: Κατά τη δημιουργία φακέλων πρέπει να είναι ενεργοποιημένη η επιλογή «Χρειάζεται Ημερομηνία λήξης». Με αυτό τον τρόπο, κατά το ανέβασμα κάθε αρχείου, ο προμηθευτής υποχρεούται να ορίσει την ημερομηνία λήξης του εγγράφου. Η καταχώριση της ημερομηνίας λήξης είναι απαραίτητη, καθώς χωρίς αυτή το σύστημα δεν μπορεί να εντοπίσει ποια έγγραφα έχουν λήξει.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις ρυθμίσεις ενός φακέλου, δείτε το άρθρο:

👉Δημιουργία Φακέλων

📺 Δείτε το σχετικό βίντεο/gif για την προβολή των ληξιπρόθεσμων εγγράφων και την αποστολή ενημέρωσης.

➤ Οδηγίες βήμα προς βήμα:

1. Από το κεντρικό μενού επιλέξτε Συνημμένα → Ληξιπρόθεσμα Έγγραφα.

2. Χρησιμοποιήστε τα φίλτρα ημερομηνίας λήξης (Από – Μέχρι) για να αναζητήσετε τα αρχεία. Ως προεπιλογή εμφανίζεται ο τελευταίος μήνας. Αφού εισαγάγετε τις ημερομηνίες που επιθυμείτε, πατήστε Αναζήτηση.

3. Στα αποτελέσματα, κάθε γραμμή αντιστοιχεί σε μία εταιρεία που έχει έγγραφα με λήξη στο επιλεγμένο διάστημα. Δεξιά του ονόματος εμφανίζεται ένας αριθμός μέσα σε μπλε κύκλο, που δείχνει πόσα ληξιπρόθεσμα έγγραφα υπάρχουν.

4. Πατήστε το βελάκι στα δεξιά της εταιρείας για να δείτε τα έγγραφα. Στην αναπτυγμένη προβολή εμφανίζονται το όνομα αρχείου, η κατηγορία και η ημερομηνία λήξης.

5. Αν θέλετε να ενημερώσετε τον προμηθευτή για την επικείμενη λήξη, πατήστε Ενημέρωση προμηθευτή. Θα εμφανιστεί αναδυόμενο παράθυρο με τις διευθύνσεις email των παραληπτών.

📌Σημείωση: Το κείμενο της ειδοποίησης βασίζεται στο πρότυπο email  «Ειδοποίηση ληξιπρόθεσμων αρχείων» που βρίσκεται στις Ρυθμίσεις Διαχειριστή → Πρότυπα Email.

6. Πατήστε Συνέχεια για να ολοκληρώσετε την διαδικασία ή Ακύρωση για να για να διακόψετε τη διαδικασία.